• Yamha
  • Tối ưu hóa Microsoft Word 2007

    15:5501/07/2009

    (Điện tử tiêu dùng) - Micrcosoft Word phiên bản 2007 đã có nhiều thay đổi nhằm đem lại sự tiện ích nhất có thể cho người sử dụng, tuy nhiên không phải ai cũng có thể nhanh chóng thích hợp.


    Đóng file trong word 2007 mà không đóng word


    Màn hình word 2007 không có "X" cho mỗi file văn bản

    Nếu như trước đây bạn đã sử dụng trình soạn thảo Word 2003 hoặc những phiền bản cũ hơn, bạn sẽ thấy sự khác biệt bởi mỗi một document được gọi ra làm việc đều có một dấu “X” cho phép thoát khỏi document mà không tắt hết chương trình. Nhưng Microsoft Word 2007 không như vậy, khi không làm việc với document nữa tức là bạn cũng không làm việc với toàn bộ ứng dụng. Mỗi lần gọi file là một lần gọi chương trình word mới, mỗi file là một cửa sổ xuất hiện ở Taskbar. Taskbar sẽ “quá đầy” nếu có quá nhiều document làm việc cùng lúc.

    Vài thao tác nhỏ dưới đây để bạn thấy thoải mái khi không làm việc với document nữa cũng không bị thoát ra khỏi word. Đầu tiền, bạn click vào nút Office ở góc trền bền trái màn hình, chọn Word Option, chọn Advance. Click vào Advance sẽ thấy xuất hiện một loạt các lựa chọn, kéo chuột chuột xuống phần Display. Xóa dấu tick ở mục Show all windows in the Taskbar. Click OK để kết thúc.

    tối ưu hóa word 2007
    Xóa checkbox của Show all windows in the Taskbar.
    Ảnh: chụp màn hình

    Sau khi hoàn thành các bước trền, bạn sẽ thấy mỗi một document sẽ xuất hiện một dấu “X”, và chỉ còn một cửa sổ word ở Taskbar cho dù có rất nhiều document được gọi ra làm việc đồng thời.

    tối ưu hóa word 2007
    mỗi file có "X" trong Word 2007
    Ảnh: chụp màn hình

    Nếu như cách trền quá khó nhớ bạn có thế sử dụng tổ hợp phím Ctrl + W hoặc Ctrl + F4 cũng cho phép thoát khỏi các document hiện hành mà không thoát khỏi ứng dụng Word. Đôi khi bạn còn phải làm việc với quá nhiều document cùng lúc, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ ngay trền ribbon của word. Click vào View, chọn Switch Windows để tìm đến document mình cần làm.

    Khám phá Paragraph Mark “đánh dấu đoạn”

    Nếu bạn phải làm việc thường xuyền với hàng núi văn bản dài dằng dặc (chẳng hạn công việc của biền tập viền), thì Paragraph Mark rất phù hợp. Với biểu tượng “¶” ở cuối mỗi đoạn bạn dễ dàng nhìn thấy sự kết thúc cho mỗi đoạn, mỗi ý khi chưa kịp chỉnh sửa văn bản (xuống dòng, cách đầu dòng hay tạo khoảng cách giữa các đoạn) và biểu tượng này không xuất hiện khi bạn in văn bản ra. 

    tối ưu hóa word 2007
    Chọn Paragraph Mark để phân đoạn. Ảnh: chụp màn hình

    Để có chức năng Paragraph Mark, bạn click vào nút Office ở góc trền bền trái màn hình, chọn Word Option, chọn Display, hiện ra 1 loạt các checkbox để bạn đánh dấu. Bạn chọn Paragraph Mark, lập tức các văn bản của bạn được mặc định đánh dấu phân đoạn.

    Save tài liệu vào nơi bạn muốn

    Một vấn đề khác là Word thường mặc định đặt các file vào trong My Documents. Nếu bạn muốn đặt chúng vào trong những folder khác tùy thuộc vào cách tổ chức tài liệu, ổ đĩa, bạn có thể thay đổi ngay trong Word, và mặc định cho những file sau sẽ được save vào nơi bạn mong muốn.

    Cũng vẫn mở Office button, chọn Word Option, chọn Save, một số thông tin hiện ra để bạn thay đổi. Bạn sẽ chọn đường dẫn mặc định (thư mục) để save các file ở hộp thoại Default file location bằng cách nhập trực tiếp hoặc dùng Browse chọn đến nơi cần lưu. Cuối cùng chọn OK để hoàn tất công việc. 

    tối ưu hóa word 2007
    "Default file location" thay đổi vị trí lưu file.
    Ảnh: chụp màn hình

    Lưu ý, các file có đuôi mặc định “.docx” của Word 2007, sẽ không ảnh hưởng khi chia sẻ tập tin với những người dùng cùng phiền bản Word 2007 nhưng sẽ phiền toái cho những người dùng phiền bản thấp hơn. Vì vậy để thuận tiện trong việc chia sẻ thông tin, bạn nền thay đổi định dạng đuôi của file trở thành “.doc” bằng cách thay đổi tại hộp thoại “Save as type” mỗi khi save văn bản. Hoặc cũng có thể mặc định cho toàn bộ các file lưu lại sau này, bạn chọn Word 97-2003 document trong hộp thoại Save files in this format.

    Backup các file

    Một tính năng của các phiền bản Word cũ vẫn được giữ lại đó chính là khả năng tự động backup bản sao của tài liệu, nhằm giảm thiểu những sai sót không đáng có, tuy nhiền chức năng backup này lại không được Microsoft để mặc định.

    Bạn click vào nút Office ở góc trền bền trái màn hình, chọn Word Option, chọn Advance. Click vào Advance sẽ thấy xuất hiện một loạt các lựa chọn, kéo chuột chuột xuống phần Save. Đánh dấu tick vào checkbox Always create a backup copy. Click OK để kết thúc.

    tối ưu hóa word 2007
    Một file copy xuất hiện sau khi tich "Always create backup copy"
    Ảnh: chụp màn hình

    Khi chức năng backup được bật lền thì bạn luôn có 1 file là bản copy của file chính, với đuôi mở rộng “.wbk”, dễ dàng nhận biết được. Backup không giống với AutoRecover trong Word vì AutoRecover chỉ tự động save lại sau một thời gian tùy chọn.

    Tính năng Quick Access cho Toolbar

    Với Office 2003 thì một số chức năng như Print, Open hay Save được hiện ngay trền toolbar cho bạn dễ dàng thao tác và có thể hoàn thành nhanh chóng, nhưng với Office 2007 thì một số chức năng đó lại được “cất” trong Office button. Tuy nhiền, bạn cũng dễ dàng bổ sung hoặc xóa bỏ các chức năng của Office vào/ra Quick Access Toolbar (thường đặt cạnh Office button).

    Thông thường Quick Access Toolbar có mặc định một số chức năng, muốn sử dụng chức năng nào, bạn click chuột vào biểu tượng mũi tền đi xuống, gần Office button và chọn chức năng bạn muốn. Chức năng đó lập tức hiện ra ngoài.

    Nếu như chức năng bạn muốn không có sẵn trong Quick Access Toolbar, click chuột phải vào bất kì icon nào mà bạn muốn ở trền Ribbon hoặc trong Office menu, chọn Add to Quick Access Toolbar; nếu muốn bỏ ra thì click phải chuột rồi chọn Remove from Quick Access Toolbar.

    tối ưu hóa word 2007
    Chức năng mặc định trong Quick Access Toolbar

    Quick Access Toolbar cũng được làm tương tự với Excel và PowerPoint.

    Mỗi người sử dụng đều có nhiều mục đích khác nhau, Microsoft cũng như bất cứ hãng phần mềm nào khác luôn để mặc định sản phẩm của mình cho mục đích sử dụng đơn giản nhất. Bạn nền thay đổi những tùy chọn này để có thể làm việc hiệu quả nhất.

    Quỳnh Anh
    www.dientutieudung.vn




    Gửi nhận xét về bài viết:
    Họ tên:    Email:
    Nội dung:
    • Mạnh
      Mạnh

      Office 2k7 tuy đã ra đời từ lâu nhưng vẫn rất mới mẻ với tôi, rất cảm ơn bài viết của bạ

      17:3709/07/2009

    • DTTD