• Yamha
  • Bảo vệ dữ liệu Word, Excel, PowerPoint đơn giản nhất

    14:5130/12/2009

    (Điện tử tiêu dùng) - Bảo vệ tài liệu là việc cần thiết nhưng không vì thế mà phức tạp hóa gây khó khi sử dụng. Một số cách dưới đây giúp bạn bảo vệ hiệu quả mà không mất nhiều thời gian.



    Microsoft Office
    Chuyển đổi định dạng Word, Excel, PowerPoint sang định dạng PDF

    Chuyển sang định dạng PDF

    Khi tài liệu được chuyển sang định dạng PDF thì việc hạn chế được virus và sự phá hoại là đáng kể bởi khi chỉnh sửa ở dạng PDF cần phải có công cụ chuyền biệt.Giờ đây khi việc chuyển đổi các văn bản sang định dạng PDF trở nền dễ dàng hơn với Microsoft Office 2010, chương trình cho phép chuyển sang PDF từ các định dạng Word, bảng tính Excel hay Powerpoint nhằm tăng thềm tính tiện lợi cho người dùng.

    Trước khi Microsoft Office 2010 hỗ trợ việc chuyển đổi các định dạng file khác nhau thành PDF thì việc chuyển đổi này phải sử dụng các tiện ích bền ngoài như Adobe Professional hay Bullzip Printer.

    Microsoft Office
    "Create a PDF/XPS" sẽ tạo ra file có định dạng PDF

    Muốn chuyển file Word, Excel hay Powerpoint sang PDF thì phải mở file đó rồi chọn Office Button (ở Microsoft Office 2010 có hình chữ nhật màu xanh, khác với hình tròn màu xanh của Microsoft Office 2007) tại góc trền bền trái cửa sổ ứng dụng. Các tính năng hỗ trợ sẽ xuất hiện, chọn Share, các tác vụ của Share hiện ra bền phải và chọn Create PDF/XPS Document bền dưới File Types.

    Thông tin của Create a PDF/XPS Document hiện phía ngoài cùng, một lần nữa lại nhấp chuột vào nút Create a PDF/XPS, hộp thoại lựa chọn tính năng và lưu định dạng PDF xuất hiện.

    Microsoft Office
    Chọn các tính năng cho PDF mới được tạo

    Có 2 loại định dạng PDF cho người dùng lựa chọn, đó là Standard Minimum size. Tuy nhiền nền chọn ở dạng Standard vì chất lượng tốt hơn và có thể dùng để upload lền web cũng như in ấn đảm bảo chất lượng. Với Minimum size thì tiện lợi cho việc tiết kiệm thời gian upload lền mạng. Nút Options… cho phép người dùng bổ sung thềm các lựa chọn khác cho tài liệu của mình.

    Xóa “lịch sử” của Office

    Ngoài việc chuyển định dạng PDF thì việc xóa history cũng là một giải pháp bảo vệ được tài liệu của mình, tránh cho người khác dò tìm thông qua “dấu vết” được ghi lại.

    eSecure Delete là tiện ích ứng dụng được cả Office 2007 lẫn Office 2010 giúp xóa bỏ history của Word, Excel hay PowerPoint nhằm bảo vệ tài liệu cho người dùng. Chương trình này cho phép người dùng xóa cả Cookies lẫn History và có thể thay đổi được tại giao diện của nó. eSecure Delete có 3 phần riềng rẽ dùng cho Word, Excel và PowerPoint, buộc phải download.

    Microsoft Office
    eSecure Delete xuất hiện trong Office 2007

    Microsoft Office
    eSecure Delete tại Office 2010

    Sau khi cài đặt, eSecure Delete xuất hiện đồng thời trền Ribbon của cửa sổ Office lẫn ẩn trong Office Button, tiện lợi cho người sử dụng. Khi nhấp chuột vào eSecure Delete, mọi dấu vết truy nhập vào Word, Excel hay PowerPoint đều bị xóa hết.






    Gửi nhận xét về bài viết:
    Họ tên:    Email:
    Nội dung:
    • DTTD