• Yamha
  • Jabra công bố nghiên cứu về tình trạng giảm năng suất của doanh nghiệp

    10:3905/11/2015

    Báo cáo của Jabra cho thấy sự hợp tác và tập trung của nhân viên văn phòng đang đối mặt với nhiều thách thức: hơn một phần ba đội ngũ nhân viên cho rằng các cuộc họp làm giảm năng suất và gần phân nửa số cuộc họp bị gián đoạn bởi tiếng ồn.

    Jabra, công ty chuyên về âm thanh và công nghệ liên lạc vừa công bố báo cáo nghiên cứu về Năng suất làm việc tại văn phòng-Những thách thức năm 2015. Báo cáo này cho thấy một nghịch lý là khi các doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc tạo ra môi trường làm việc hiệu quả giúp nhân viên tránh bị sao nhãng thì các cuộc họp lại rất yếu kém về khâu tổ chức và công nghệ. Các doanh nghiệp đang đầu tư thời gian và phương tiện giúp các nhân viên văn phòng hợp tác và tập trung hiệu quả. Tuy nhiên, các nhân viên lại đối mặt với 17 kiểu mất tập trung khác nhau trong một ngày làm việc, tham dự các cuộc họp không hiệu quả và cố gắng sử dụng những công nghệ giúp cải thiện năng suất.

    Các kết quả nghiên cứu chính:

    •           36% nhân viên nghĩ rằng các cuộc họp làm giảm năng suất làm việc

    •           46% nhân viên nghĩ rằng tiếng ồn là nguyên nhân gây mất tập trung nhất trong văn phòng

    •           28% nhân viên cảm thấy khó chịu khi xử lí quá nhiều email, mặc dù 78% cho rằng họ sẽ gửi email thay vì gọi điện để giải quyết vấn đề

    Báo cáo về Năng suất làm việc tại văn phòng cho thấy hầu hết các nhân viên đều thắc mắc về năng suất trong môi trường làm việc tương tác mà nhiều công ty đã tạo ra để đạt được hiệu quả: hầu hết đều xảy ra trong các văn phòng mở (34%) còn được xem như là môi trường làm việc kém hiệu quả nhất (35% số người đồng ý).

    Các cuộc họp kém hiệu quả

    Báo cáo cũng cho thấy nhân viên văn phòng rất khó khăn trong việc sắp xếp thời gian hợp tác hiệu quả. Hơn một nửa (51%) đồng ý rằng các cuộc họp không có đường hướng hoặc chương trình cụ thể sẽ dẫn tới lãng phí thời gian, 32% cuộc họp thiếu tính quyết định, 31% thiếu sự cập nhật, 26% thiếu sự chuẩn bị và 25% cuộc họp bi ảnh hưởng bởi những người đến muộn. Trong khi họp hội nghị, một trong những vấn đề gây khó chịu nhất chính là  tiếng ồn làm mọi người không nghe được tiếng nói của nhau, do vấn đề kết nối, chất lượng âm thanh hoặc do không biết loa ngoài có hoạt động tốt và những người tham gia có thể nghe thấy rõ tiếng của người nói hay không. Đây là những vấn đề mà nhân viên văn phòng thường xuyên gặp phải. Điều này cho thấy một nghịch lý là đa số các nhân viên văn phòng đều muốn tham dự các cuộc họp vì lợi ích của công ty mặc dù 36% trong số họ cho rằng tham gia họp làm giảm năng suất làm việc cá nhân.

    Mức độ các cuộc họp ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cá nhân

    Hiệu suất thời gian cũng rất quan trọng: các nhân viên dành phần lớn thời gian của mình tại bàn làm việc, chiếm hơn 66% thời gian làm việc trong tuần (gấp 6 lần thời gian họp). Do đó, đây là nơi mà năng suất có thể được tạo ra hoặc bị mất đi. Tuy nhiên, nhân viên văn phòng phải đối mặt với 17 kiểu mất tập trung trong quá trình làm việc và đa số bắt nguồn từ người khác. Các nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tập trung là mức độ tiếng ồn (46%), đồng nghiệp gây gián đoạn (43%) và xử lí nhiều email (28%). Mọi người cũng đánh giá cao các nhân tố môi trường mà con người có thể kiểm soát tốt như nhiệt độ, chất lượng không khí và thiếu sự riêng tư. Xem xét lại không gian làm việc với thời gian tập trung vào công việc có thể giúp loại bỏ một số vấn đề ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc.

    Các nguyên nhân ảnh hưởng đến năng suất làm việc

    Ông Holger Reisinger, Phó Chủ tịch cao cấp của Jabra cho biết "Năng suất đóng vai trò quan trọng đối với thành công và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Mỗi nguồn lực được phân bổ nên đem lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp với các quy trình và công cụ có sẵn để đảm bảo tiến độ làm việc. Trong khi nhiều công ty thiết kế không gian làm việc tạo thuận lợi cho sự hợp tác và đầu tư vào công nghệ để kết nối mọi người trong các cuộc họp hoặc gọi thoại thì phương pháp này lại không đem lại lợi ích như mong đợi. Các doanh nghiệp cần phải đánh giá lại nhu cầu của nhân viên để bảo đảm năng suất trong ngày làm việc của họ  đáp ứng được các mục tiêu lợi nhuận."

    Công nghệ là mấu chốt

    Báo cáo cũng nhấn mạnh đến năng suất công việc bị hạn chế  ảnh hưởng như thế nào đến khả năng thu hút và giữ chân nhân viên của doanh nghiệp vì sự sao nhãng tại nơi làm việc ảnh hưởng đáng kể đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của nhân viên. Hiện nay, phần lớn nhân viên văn phòng đều gặp khó khăn khi hoàn thành công việc trong ngày. 36% nhân viên hoàn thành công việc ngoài giờ làm và ngoài văn phòng để đảm bảo công việc được hoàn tất trước ngày làm việc tiếp theo.

    Để hỗ trợ cho các cuộc họp, các công nghệ như bảng thông minh, loa ngoài, phần mềm quản lý dự án và phần mềm tư duy thường được sử dụng. Tuy nhiên, việc áp dụng các cách này thường gây ảnh hưởng đến năng suất như phải tốn thời gian thiết lập các cuộc gọị. Thời gian và sư đầu tư bị lãng phí rất lớn: 25% các cuộc họp bị trì hoãn do vấn đề kỹ thuật và /hoặc do vấn đề từ người dùng, kết quả là mỗi cuộc họp trung bình bị lãng phí  2,7 phút. Chi phí của doanh nghiệp có thể tăng lên tùy thuộc vào số lượng người tham dự cuộc họp. Trong khi 71% các cuộc họp diễn ra ở cùng một nơi thì 29% cuộc họp diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau nên công nghệ kết nối là rất quan trọng. Tuy các nhân viên văn phòng luôn cố gắng sử dụng nhưng công nghệ kết nối gây ra nhiều phiền phức đến mức cứ năm trên mười người nói đó là những thứ gây khó chịu nhất.

    Ông Reisinger kết luận “Các doanh nghiệp cần tạo điều kiện để các nhân viên cân bằng sự hợp tác và tập trung. Hiện tại, nhiều doanh nghiệp đã có những bước tiến lớn trong việc tạo điều kiện cho nhân viên đạt được nhiều thành công hơn thông qua sự kết nối và các doanh nghiệp phải thực hiện nó đồng thời đảm bảo rằng các nhân viên không tốn thời gian vào việc sử dụng những công nghệ không hiệu quả. Nói cách khác, các doanh nghiệp  đang lãng phí nguồn lực mỗi khi nhân viên không thực hiện được cuộc  gọi hoặc không tham dự được  vào cuộc họp hội nghị. Trong khi điều này vẫn còn là một khó khăn thì các doanh nghiệp phải  chú ý đến năng suất đạt được trong thời gian tập trung làm việc của nhân viên. Một không gian làm việc thích hợp tùy thuộc vào từng cá nhân, nhiệm vụ hay công việc là một cách làm việc mới mà các doanh nghiệp cần thích ứng."

    Thông tin vể Báo cáo năng suất làm việc tại văn phòng

    Báo cáo năng suất làm việc tại văn phòng được tiến hành khảo sát trên 2.449 người lao động trong độ tuổi từ 18 đến 65 ở Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Nga, Nhật Bản, Trung Quốc, Đan Mạch, Thụy Điển và Na Uy và được thực hiện vào tháng 5 năm 2015. Đây là một phần của sáng kiến Những cách làm việc mới của Jabra.

    Để tìm hiểu thêm về Những cách làm việc mới của Jabra, bạn đọc có thể truy cập: www.blog.jabra.com

    Để cập nhật thêm thông tin, vui lòng theo dõi trên Twitter @We_are_Jabra hoặc trên LinkedIn qua www.linkedin.com/company/jabra

    PV





    Gửi nhận xét về bài viết:
    Họ tên:    Email:
    Nội dung:
    • DTTD