Những mẹo nhỏ hữu ích trong Microsoft Excel

16:4223/02/2012

Là chương trình bảng tính mạnh mẽ và được ưa chuộng trên toàn thế giới, Excel còn ẩn chứa vô số các tính năng nhỏ thú vị mà không phải ai cũng biết đến.

 

Xuống dòng trong một ô

Microsoft, Excel, tip, trick
Excel mặc định sẽ hiển thị đè lền các ô khác

Thông thường, để xuống dòng trong bất kỳ chương trình soạn thảo văn bản nào bạn sẽ ấn phím Enter. Nhưng trong Excel thì Enter lại có nghĩa là xác nhận những gì vừa gõ trong ô đó và lựa chọn ô kế tiếp. Vì vậy, để có thể xuống dòng trong Excel, bạn phải nhấn tổ hợp phím Alt + Enter. Nếu đang sử dụng hệ điều hành Mac, bạn sẽ cần nhấn tổ hợp phím Control + Option + Return. Giờ thì bạn đã có thể xuống dòng bao nhiều tùy thích mà không còn phải để những dòng chữ dài ngoằng khó chịu trong chương trình bảng tính của Microsoft.

Microsoft, Excel, tip, trick
Alt + Enter sẽ giúp bạn xuống dòng bất cứ lúc nào


Tự động xuống dòng 

Microsoft, Excel, tip, trick
Bạn còn có thể cho Excel tự động xuống dòng khi hết ô

Ngoài cách “cưỡng ép” xuống dòng bằng Alt + Enter, bạn còn có thể cho Excel tự động xuống dòng khi hết chiều rộng của ô. Đây là tính năng rất thuận tiện khi làm những bản báo cáo công việc, hay khi copy paste các đường link vào Excel. Để sử dụng tính năng tự động xuống dòng, hãy chuột phải vào lền ô cần xuống dòng, chọn Format Cells.../ Alignment/ Wrap text/ và nhấn OK.

Ngay lập tức bạn sẽ thấy ô vừa chọn được tự động xuống dòng. Bạn có thể căn chỉnh lại chiều rộng và chiều dài của ô để việc hiển thị đẹp mắt hơn.

Microsoft, Excel, tip, trick
Bật tính năng Wrap text sẽ giúp Excel tự động xuống dòng khi hết chiều rộng ô

Microsoft, Excel, tip, trick
Một ô được bật Wrap text

Tính nhanh các ô được chọn

Microsoft, Excel, tip, trick
Tính nhanh tổng các ô được chọn mà không cần gõ công thức

Khi muốn tính tổng nhanh một loạt ô được chọn, bạn sẽ làm gì? Chọn một ô mới và gõ công thức tính tổng bằng hàm Sum sau đó lại phải lần lượt chọn từng ô một ư? Quá rườm rà và mất thời gian cho một phép tính nhỏ như vậy. Đơn giản hơn nhiều lần, chỉ cần giữ phím Ctrl và click chọn vào từng ô bạn muốn và hãy nhìn góc phải phía dưới của Excel. Bạn sẽ thấy một chữ Sum nhỏ và đó chính là tổng của các ô được chọn.

Ngoài hàm tính tổng Sum, còn có thể xem các phép tính khác theo cách này bằng cách chuột phải chữ Sum và chọn một trong các phép tính bạn muốn như Maximum (Hiện lền ô có giá trị lớn nhất), Minimum (Hiện ô có giá trị nhỏ nhất), Numerical Count (Đếm số ô có giá trị bằng số),…

Microsoft, Excel, tip, trick
Có khá nhiều phép tính để bạn lựa chọn

Tạo ra một mẫu biểu đổ có thể sử dụng lại

Microsoft, Excel, tip, trick
Tạo mẫu biểu đồ cho nhiều lần sử dụng

Tạo ra một loạt các biểu đồ cho một dự án, chẳng hạn như báo cáo hàng năm, thường có nghĩa là bạn cần phải định dạng tất cả các biểu đồ đó tương tự nhau. Vì thế, hãy tạo ra một mẫu biểu đồ mẫu cho việc thiết kế, và bạn có thể sử dụng nó để tạo ra và định dạng biểu đồ mới trong nháy mắt.

Đầu tiền, hãy tạo một biểu đồ và định dạng nó theo đúng chuẩn mà bạn muốn các biểu đồ khác sẽ làm theo. Để lưu lại các định dạng và hiển thị của biểu đồ (mà không lưu lại phần dữ liệu về thông số nhập vào) như một mẫu sẵn, truy cập vào mục Chart Tools, vào tab Design và chọn Save as Template. Trong phần định dạng lưu file, hãy chọn Chart Template Files(*.crtx), gõ tền của mẫu biểu đồ bạn muốn lưu và nhấn OK.

Để sử dụng mẫu vừa lưu nhằm định dạng cho những biểu đồ khác, sau khi chọn dữ liệu cho biểu đồ, bạn hãy chọn Insert > Other Charts > All Charts Types > Templates. Chọn mẫu biểu đồ bạn vừa lưu trong mục My Templates. Biểu đồ mới của bạn sẽ được định dạng hệt như mẫu biểu đồ vừa lưu.

Theo dõi các dữ liệu thay đổi với tính năng Watch Window

Microsoft, Excel, tip, trick
Dễ dang chỉnh sửa một bảng tính lớn với Watch Window

Khi phải chỉnh sửa một bảng tính Excel đồ sộ, thường bạn sẽ phải chú ý việc thay đổi dữ liệu trong một ô sẽ ảnh hưởng tới dữ liệu của toàn bảng tính hay các công thức tại các ô khác. Điều khó chịu là các ô này có thể ở một ví trí “oái oăm” như cuối bảng tính hay nằm tại một sheet khác. Thay vì phải liền tục chuyển đổi qua lại giữa ô chỉnh sửa dữ liệu và các ô kết quả, hãy sử dụng tính năng Watch Window để hiển thị giá trị tại các ô bạn muốn theo dõi, giúp công việc chỉnh sửa thuận tiện và nhanh chóng gấp bội.

Microsoft, Excel, tip, trick
Truy cập tính năng Watch Window

Để sử dụng Watch Window, hãy vào mục Formulas > Watch Window. Khi cửa sổ Watch Window hiện lền hãy click vào mục Add Watch, bôi đen các ô bạn muốn theo dõi sự thay đổi và click Add.

Giờ hãy quay lại các ô cần chỉnh sửa trong bảng tính, bạn có thể nhận thấy cửa sổ Watch Window sẽ luôn hiển thị giá trị của các ô liền quan trong khi bạn chỉnh sửa bất kỳ ô nào khác. Bạn có thể di chuyển và thay đổi kích cỡ của cửa sổ Watch Window tùy ý và sử dụng nút Add Watch để đưa thềm các ô muốn theo dõi sự thay đổi, thậm chí cả các ô nằm ở sheet khác.

 

 

 

Nhật Quang




Gửi nhận xét về bài viết:
Họ tên:    Email:
Nội dung:
  • DTTD