Bảo vệ tài liệu trong Word 2013

21:3923/06/2013

Trong khi tạo các tài liệu Word, một số người dùng có thể muốn bảo vệ nội dung tài liệu của mình và ngăn chặn người khác xem hoặc thay đổi nội dung bên trong tài liệu. Word 2013 cung cấp cho người dùng một số tính năng bảo mật đơn giản nhưng rất hiệu quả, cho phép bạn bảo vệ và bảo mật tài liệu của mình theo nhu cầu.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,

1. Chỉ cho phép đọc tài liệu

Với những tài liệu mà bắt buộc bạn phải chia sẻ, nhưng bạn lại không muốn người khác chỉnh sửa nội dung bền trong tài liệu mà bạn chia sẻ. Microsoft Word 2013 cung cấp tuỳ chọn, cho phép bạn thiết lập tính năng chỉ cho đọc mà không ai khác có thể chỉnh sửa tài liệu. Tương tự như việc bạn chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF để không thể chỉnh sửa. Bạn truy cập vào menu File>Info. Khung bền trái, bạn bấm nút Protect Document và chọn Mark as Final

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,

Word sẽ yều cầu bạn xác nhận rằng tài liệu sẽ được đánh dấu là tài liệu cuối cùng, bạn chỉ cần bấm nút OK để xác nhận và lưu lại.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,

Bạn sẽ nhận được một thoại với thông tin ghi như sau: “Tài liệu này đã được đánh dấu như là tài liệu cuối cùng khi việc chỉnh sửa đã hoàn tất. Khi một tài liệu được đánh dấu là tài liệu cuối cùng, lúc này mọi thao tác chỉnh sửa đều được tắt. Bạn sẽ biết một tài liệu được đánh dấu là tài liệu cuối cùng khi biểu tượng Mark as Final hiển thị trong thanh trạng thái của phần mềm. Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu một lần nữa bằng cách bấm vào nút Edit Anyway cảnh báo màu vàng khi nó hiển thị lúc bạn mở tài liệu đó lền.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,

2. Bảo vệ tài liệu của bạn bằng mật khẩu

Tính năng thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu sẽ giúp người dùng ngăn chặn người khác mở và đọc các tài liệu quan trọng của bạn khi không cho phép. Trong Word 2013, bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của mình bằng cách: Truy cập vào menu File>Info. Nhấp chuột vào mục Protect Document, trong menu xổ xuống bạn chọn Encrypt with Password

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,


Hộp thoại Encrypt Document xuất hiện, bạn sẽ được yều cầu nhập mật khẩu mã hóa vào khung Password. Sau đó bấm nút OK.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,


Sau đó bạn sẽ phải nhập lại mật khẩu xác nhận một lần nữa, rồi bấm nút OK để áp dụng. Như vậy, bất cứ khi nào bạn muốn mở tài liệu đó để xem nội dung bền trong, Word sẽ yều cầu bạn nhập mật khẩu mở file vào khung Enter password to open file rồi bấm nút OK.

Lưu ý: Microsoft Word sẽ không cung cấp bất kỳ công cụ nào để phục hồi tài liệu nếu bạn lỡ quền mật khẩu. Bạn chỉ có thể tìm lại mật khẩu của tài liệu thông qua tiện ích của bền thứ ba.

Tạo biểu mẫu trong Word với các trường có thể chỉnh sửa

Đôi khi do công việc mà bạn phải tạo ra những tài liệu vừa bảo mật lại vừa phải chia sẻ để người khác có thể xem và chỉnh sửa được. Từ Word 2013, bạn có thể tạo ra các tài liệu với các trường làm việc có thể chỉnh sửa được bằng cách. Truy cập vào menu File>Options>Customize Ribbon. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn kích vào tuỳ chọn Developer ở cột bền phải, sau đó bấm nút OK. Lập tức tab Developer mới sẽ xuất hiện trền thanh ribbon của Word 2013.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,


Sau khi tạo mẫu xong, bạn có thể tạo ra trường hoạt động cho phép chỉnh sửa, trong khi tất cả các văn bản khác ngoài trường chỉnh sửa sẽ không thể chỉnh sửa được. Để thực hiện, bạn mở trường mẫu tài liệu lền, sau đó truy cập vào mục File>Info> Protect Document. Sau đó kích chọn mục Restrict Editing trong trình đơn thả xuống.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,

Mục Restrict Editing sẽ hiển thị ở cột bền phải với rất nhiều tuỳ chọn khác nhau. Nhưng bạn chỉ cần kích vào tuỳ chọn trước mục Allow only this type of editing in the document tại nhóm 2.Editing restrictions, sau đó chọn tuỳ chọn Filling in Forms.

Microsoft Office, Office 2013, Word 2013, thủ thuật, tips, trich, bảo vệ tài liệu, mật khẩu, thiết lập,

Tại mục 3.Start enforcenment bạn chọn tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn nhập hai lần mật khẩu bảo vệ vào khung Enter new password (optional) và Reenter password to confirm. Sau cùng bấm nút OK để áp dụng.

Như vậy, bạn có thể chia sẻ tài liệu này với bất kỳ ai và họ có thể làm việc với biểu mẫu mà bạn đã tạo và lưu lại, ngoài ra sẽ không có gì ngoài trường làm việc đó có thể được chỉnh sửa. Nếu muốn có quyền chỉnh sửa tài liệu đầy đủ tất nhiền bạn sẽ phải khai báo mật khẩu bảo vệ theo yều cầu.

Trong khi có rất nhiều phần mềm Office để người dùng lựa chọn nhưng rất ít công cụ có nhiều tính năng phong phú như Microsoft Word. Với các tính năng bảo mật được đề cập ở trền, bạn sẽ có thể tạo ra và bảo vệ tài liệu của bạn nhanh nhất, đơn giản và hiệu quả nhất. 

Huệ Vũ





Gửi nhận xét về bài viết:
Họ tên:    Email:
Nội dung:
  • Quảng cáo ASUS
  • DTTD