Đưa văn phòng về nhà

(ĐTTD) Work From Home không phải là giải pháp mới mẻ, nhưng nó lại trở lên “hợp ngữ cảnh” hơn bao giờ hết, khi mà đại dịch COVID-19 đang hoành hành trên toàn cầu.

Tuy nhiên, để có thể làm việc tại nhà một cách hiệu quả cũng như kết nối với các cộng sự và đối tác một cách hoàn hảo thì không hề đơn giản, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều chi phí đầu tư vào lĩnh vực Công nghệ thông tin cũng như An toàn mạng. Hiểu được điều đó, rất nhiều giải pháp đã được các công ty công nghệ đưa ra thị trường với cả phiên bản có phí và miễn phí dành cho nhiều đối tượng người dùng cũng như doanh nghiệp lớn và nhỏ.

Hãy cùng Điện tử tiêu dùng “điểm mặt” những ứng dụng hỗ trợ việc học tập và làm việc từ xa một cách hiệu quả. 

Microsoft Office 365 Home

Chắc chắn với hầu hết người dùng, bộ ứng dụng Microsoft Office 365 Home không hề xa lạ. Bất cứ người dùng PC hay máy tính Mac nào cũng đều sử dụng 3 ứng dụng là Word, Excel và PowerPoint trong bộ ứng dụng do chính Microsoft phát triển và đang được cung cấp dưới hình thức trả phí theo năm hoặc theo tháng.

Bộ ứng dụng Office 365 được Microsoft ứng dụng công nghệ lưu trữ đám mây, công nghệ trí tuệ nhân tạo AI. Từ đó, giúp các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Access hay Publisher vốn trước đây chỉ hoạt động offline thì nay đã có thể hoạt động trực tuyến, cho phép nhiều người dùng kết nối tập tin và có thể sửa chữa nội dung ngay tức thì.

Nếu muốn thực hiện các cuộc họp trực tuyến, ngoài ứng dụng Skype dành cho người dùng cá nhân, Microsoft còn phát triển ứng dụng Team dành cho người dùng doanh nghiệp. Chất lượng hình ảnh và âm thanh cuộc họp video conference được thực hiện qua Team đã được chính Tổng giám đốc Microsoft Việt Nam minh chứng tại sự kiện dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được Microsoft Việt Nam tổ chức vào cuối năm ngoái.Ngoài ra, các ứng dụng văn phòng phổ biến nhất hiện nay là Word, Excel, OutLook và ứng dụng chat Skype cũng đã có sẵn phiên bản dành cho thiết bị di động trên cả hai nền tảng iOS và Android. Nhờ đó, người dùng hoàn toàn có thể làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào, trên hai hệ điều hành trên mà chỉ cần có kết nối Internet.

Ngoài ra, Microsoft cũng đã ứng dụng công nghệ AI lên bộ ứng dụng Office 365 Home, cho phép đưa ra những gợi ý văn bản mẫu khi bạn soạn thảo tài liệu bằng Word hay Power Point, mà còn giúp bạn tầm soát lỗi chính tả và đưa ra các gợi ý tốt nhất khi bạn soạn email. Tuy nhiên, tính năng này mới chỉ hoạt động tốt với ngôn ngữ tiếng Anh.Với mức phí 170.000 đồng/tháng, người dùng Office 365 Home còn có thể chia sẻ với 6 tài khoản khác nhau để cùng nhau sử dụng. Microsoft còn cung cấp thêm kho lưu trữ đám máy One Drive với dung lượng lên đến 1 TB/người.

Google SuiteVà đương nhiên, bộ ứng dụng Office 365 Home luôn được bảo mật an toàn tuyệt đối với các công nghệ bảo mật vốn luôn được Microsoft đầu tư thích đáng để phát triển và liên tục cập nhật những công nghệ mới.

Cũng phổ biến không hề kém cạnh bộ ứng dụng Office 365 Home của Microsoft là bộ ứng dụng Google Suite với đầy đủ các ứng dụng văn bản Docs, bảng tính Sheets, thư điện tử Gmail và kho lưu trữ đám mây Drive đang được hầu hết người dùng sử dụng vì được cung cấp hoàn toàn miễn phí.

Với một người dùng bình thường, sinh viên, học sinh hay các công ty nhỏ có số lượng nhân sự dưới 10 người thì bộ ứng dụng Google Suite đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng. Các ứng dụng văn bản Docs và bảng tính Sheets đều có thể hoạt động trực tuyến, cho phép nhiều người cùng kết nối và chỉnh sửa nội dung.

Trong khi đó, ứng dụng lưu trữ Drive có dung lượng mặc định 15GB cho một tài khoản Google đủ để mỗi người lưu trữ dữ liệu của mình và kết nối mọi lúc mọi nơi và trên mọi nền tảng thiết bị. Hay như ứng dụng Google Calendar sẽ giúp bạn tạo nhắc nhở các cuộc họp hay công việc phải hoàn thành.

Không chỉ có thế, Google cũng đang phát triển dịch vụ video conference và tích hợp vào Gmail hoạt động trên nền tảng web thông qua tính năng Hangouts. Tính năng Hangouts cũng được Google phát triển thành ứng dụng độc lập trên các thiết bị di động ở cả hai hệ điều hành Android và iOS, hỗ trợ rất tốt trong việc họp trực tuyến.

Ngoài gói cước miễn phí, Google cũng đồng thời cung cấp các gói cước trả phí với nhiều mức phí khác nhau để các doanh nghiệp có thể lựa chọn một gói cước phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ví dụ như gói cước Basic có mức phí chỉ 4,2 USD/tháng thích hợp cho người dùng cá nhân khi được tặng kèm 30GB dung lượng lưu trữ trên Drive. Gói cước Business có mức phí 10,2USD/ tháng/ người thích hợp với người dùng doanh nghiệp khi cung cấp đến 1TB lưu trữ với mỗi tài khoản có dưới 5 người cùng sử dụng, được cung cấp thêm tính năng Cloud Search hỗ trợ việc tìm kiếm các thông tin được lưu trữ và trao đổi với đồng nghiệp nhanh chóng và chính xác hơn.

Lark Suite

Lark Suite là bộ ứng dụng hỗ trợ làm việc và họp trực tuyến dành cho doanh nghiệp được phát triển bởi công ty công nghệ Lark đến từ Singapore. Bộ ứng dụng bao gồm ứng dụng nhắn tin Lark Messenger, văn phòng Lark Docs, Lark Sheets, lưu trữ đám mây Lark Drive, lịch Lark Calendar và hội nghị truyền hình Lark Video Conferencing đều được phát triển trên nền tảng công nghệ đám mây và có thể hoạt động đa nền tảng, từ máy tính với hệ điều hành Windows đến các nền tảng di động iOS lẫn Android.

Ở thời điểm hiện tại, khi đăng ký một tài khoản Lark hoàn toàn miễn phí, bạn sẽ được cung cấp gói lưu trữ 200GB trên ứng dụng Lark Drive. Bạn có thể sử dụng ứng dụng soạn thảo văn bản Lark Docs và bảng tính Lark Sheets trực tuyến để dễ dàng trao đổi và biên soạn nội dung cũng như lập bảng tính cùng đồng nghiệp ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào.

Nếu muốn họp trực tuyến, ứng dụng Lark Video Conference đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng cho những cuộc họp có số lượng người tham gia ít. Nếu muốn thực hiện cuộc gọi với số lượng người tham gia đông hơn, Lark cũng đã giải quyết vấn đề giúp bạn thông qua tính năng Live-streaming vừa được đội ngũ phát triển của hãng cập nhật.

Một số ứng dụng hỗ trợ học và họp trực tuyến khác

Ngoài 3 bộ ứng dụng với đầy đủ các công cụ hỗ trợ tốt nhất cho làm việc từ xa, nhiều ứng dụng hỗ trợ học trực tuyến và họp từ xa cũng đã được nhiều nhà phát triển ứng dụng đưa vào sử dụng khi tình hình dịch bệnh COVID-19 có diễn biến phức tạp và chưa có dấu hiệu dừng lại.

Tiêu biểu như ứng dụng VNPT E-Learning hiện đang được VNPT cung cấp miễn phí cho các trường học nhằm hỗ trợ việc dạy và học từ xa. Ứng dụng VNPT E-Learning giúp kết nối giáo viên và học sinh thông qua các thiết bị và công nghệ số, ở đó giáo viên có thể giảng dạy, giao bài, chấm điểm, chữa bài,... cũng như quản lý việc “lên lớp” từ xa của học sinh một cách dễ dàng. Trong khi học sinh tham gia các tiết học, học bài trực tuyến, học nhóm thông qua live chat hay live stream, làm bài, nhận kết quả học tập,... tại bất kỳ đâu thay vì phải lên lớp tập trung tại trường.

Hay như ứng dụng Zoom Cloud Meeting hiện cũng đang được nhiều người dùng công nghệ sử dụng để họp từ xa. Ứng dụng di động này được phát hành hoàn toàn miễn phí trên hai nền tảng iOS lẫn Android. Cho phép đến 100 người dùng kết nối cùng lúc và thực hiện các cuộc gọi video conference với chất lượng HD, cho phép tạo phòng họp cũng như phòng học riêng biệt dễ dàng, có thể lên lịch học và họp để nhắc nhở người dùng khi đến hẹn, và đặc biệt là có giao diện đơn giản, dễ dùng... đó chính là những ưu điểm chính giúp cho Zoom đang được tin dùng trong mùa đại dịch này. 

Tạp chí Điện Tử Tiêu Dùng số 179