Làm việc từ xa thế nào cho hiệu quả?

08/04/2020 16:35
D

(ĐTTD) Đại dịch COVID-19 khiến cách ly xã hội trở thành yêu cầu bắt buộc dẫn đến việc gia tăng mạnh mẽ xu hướng làm việc từ xa trên toàn cầu.

Báo cáo của Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDC năm 2015dự đoán 72% người lao động Mỹ sẽ làm việc từ xa vào năm nay2020.

Trong khi một cuộc khảo sát sau đó 1 năm của McKinseycho biết, 45% người đượcphỏng vấn nhận thấy các công nghệ tương tác xã hội được tích hợp rất hoặc cực kỳ sâu vào công việc hàng ngày tại doanh nghiệp của họ.

Thế rồi, đại dịch COVID-19 bùng phát, đã khiến nhữngcon số trên tăng lênnhiều lần, khi mà các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang chuyển từ mô hình làm việc chungtrong văn phòngsang làm việc tại nhà, hay còn gọi là làm việc từ xa.

Theo Tiến sĩ Phạm Công Hiệp, Giảng viên cấp cao Khoa Kinh doanh và Quản trị,Đại học RMIT Việt Nam thì nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với COVID-19 bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng trực tuyến và xây dựng những chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

“Chúng ta chứngkiến việcông lớnthương mại điện tử Tiki đãáp dụng chính sách làm việc từ xa cho hàng ngàn nhân viên của mình từ ngày 15/3/2020. Chỉ một ngày sau đó, doanh nghiệp gọi xe trực tuyến BE GROUP cũng đưa ra các biện pháp tương tự. Tại Úc, người dân đột ngột đổ xô đi mua bàn ghế và thiết bị vi tính văn phòng để chuẩn bị làm việc tại nhà, khiến nhiều cửa hàng cung cấp các sản phẩm này bịcháy hàng. Mô hình làm việc từ xa không hề mới, nhưng chưa bao giờ nhu cầu nàylại lớn như vậy”. Tiến sĩ Hiệp cho biết.

Và theo ông, mô hình làm việc tại nhà đem đếnnhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động.

“Công việc và cuộc sống cânbằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Môhình này cũng giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớtdi chuyển đến nơi làm việc, vàáp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.

Tuy nhiên, đại đa số doanh nghiệp trước đây chỉxem work from home là giải pháp tình thế, chứ không phải lựa chọn lâu dài. Lý giải cho băn khoăn này, Tiến sĩ Hiệp cho biết: “Rõ ràng những suy nghĩ trên là có cơ sở, bởi vì không ít tổ chức, doanh nghiệp lo ngại đếntínhhiệu quả của mô hình làm việc tại nhà, thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, chưa kể năng suất và độ tin cậy thấp, cũng như việctrao đổi kém do bị phân tâm hay phải đónnhận quá nhiều luồng thông tin.

Vậy, để làm việc tại nhà là một lựa chọn lâu dài, bạn cần phải chứng minh đó là một giải pháp thực sự hiệu quả? Bằng cách nào?

  • Thay đổi tư duy lãnh đạo:Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìmhãm khả năng đổi mới sáng tạo củanhân viên.
  • Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Giao tiếp trong nhóm,giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý,không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thườngxuyên gián đoạn.
  • Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa:Với nhữngphần mềm cộng tác hếtsức phong phú trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.
  • Tạo dựng niềm tin và huấn luyệnnhân viên:Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điềucó thể khiếnquá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làmviệc hiệu quả.
  • Đẩymạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũngnhư các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạpcần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗtrợnhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.
  • Quản lý chi phí:Làm việc tại nhà đòihỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phảiđầu tư vàoCNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tốithiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.

Những điều trên được đúc rút ra từ chính ĐH RMIT, đứng trước bối cảnh COVID-19 và các yêu cầu của Chính phủ, chỉ trong thời gian ngắn, Đại học RMIT Việt Nam đã thiếtlập kế hoạch làm việc từ xa trên quy mô toàn trườngvà bướcđầu triển khai rất thành công. Việc thực hiện kế hoạch này dựa trên một số yếu tố chính.

  • Điều kiện tiênquyếtđầu tiên là định hướng của cấp lãnh đạo.Ban lãnh đạo RMIT cam kết áp dụng mô hình làm việc từ xa cho tất cả nhân viên. Để hiện thực hóa điều này, trường đã cung cấp máy tính xách tay hoặc cho phép nhân viên mang máy tính bànvề nhà làm để đảm bảo ít bị gián đoạn côngviệc nhất có thể.
  • Đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ đám mây và thiếtkế nhóm ảo. Từ nhiều năm nay, RMIT đã xây dựng được nền tảng này, vì thế trải nghiệm học tập trực tuyến của sinh viên khôngkhác gì với các lớp học trực tiếp. Trường có cơ sở hạ tầng CNTT hoàn chỉnh dựa trên nền tảng đám mây,các ứng dụng Office 365 được tích hợp trêntoàn trường để hỗ trợ làm việc nhóm và phần mềm chuyên dụng Canvas để quản lý học tập trực tuyến.
  • Thiết lập được cộng đồng văn phòng vàhiện diện ảo.Tất cả cán bộ giảng viên được phân công vào các nhóm theo cấu trúc bộ phận hay phòng ban của họ. Quản lý mỗi bộ phận hay phòng ban sẽ thăm hỏi tình hình nhân viên và chủ trì họp nhóm hàng tuần nhằm đảm bảo mọi người đều cảm thấy kết nối, bất kể họ đang ở đâu. Cấp quản lý sẽ liên hệ với nhân viên suốt tuần để đảm bảo nhânviên cómục tiêu làmviệc rõ ràng vàhoàn thành trong khung thời gian hợp lý.

“Nhìn chung, mô hình làm việc tại nhà đòi hỏi mỗi tổ chức phải xác định lại các mục tiêu hoạt động, hoàn thiện cơ sở hạ tầng CNTT dựa trên nền tảng đám mây, trangbị sẵn sàng khảnăng kỹ thuật số chonhân viên và nângcao nănglực tự chịu trách nhiệm của họ, đồngthời lên kế hoạch cẩn thận và cóvăn hóa côngty linh hoạt. Các yếu tố này là cơ sở vững chắc nângcao khả năng phục hồi của doanh nghiệp trước những gián đoạn màdoanh nghiệp đã và sẽ gặp phải”,Tiến sĩ Hiệp nhận định.

ĐTTD

Tin cùng chuyên mục

Canon ra mắt máy quay từ xa chuẩn 4K

Canon ra mắt máy quay từ xa chuẩn 4K

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

Synology 2022 AND BEYOND chính thức diễn ra hôm nay tại Đài Bắc

Synology 2022 AND BEYOND chính thức diễn ra hôm nay tại Đài Bắc

Signify ADU G2: máy khử trùng không khí chuyên dụng dành cho doanh nghiệp

Signify ADU G2: máy khử trùng không khí chuyên dụng dành cho doanh nghiệp

Qualcomm ra mắt vi xử lý Snapdragon 8cx Gen 3 và 7c+ Gen 3 dành cho PC

Qualcomm ra mắt vi xử lý Snapdragon 8cx Gen 3 và 7c+ Gen 3 dành cho PC

Đánh giá Dell C2722DE: mảnh ghép hoàn hảo cho góc work from home

Đánh giá Dell C2722DE: mảnh ghép hoàn hảo cho góc work from home

Tiến tới kỷ nguyên Metaverse, 3 điều doanh nghiệp Việt cần nắm rõ

Tiến tới kỷ nguyên Metaverse, 3 điều doanh nghiệp Việt cần nắm rõ

Vaio SX12 2021

Vaio SX12 2021

Macbook Pro 2021

Macbook Pro 2021

ASUS Vivobook 14 OLED (M3401): laptop dẫn đầu phân khúc với màn hình OLED mới

ASUS Vivobook 14 OLED (M3401): laptop dẫn đầu phân khúc với màn hình OLED mới

Surface Laptop Studio: Cấu hình mạnh - Biến hình lạ

Surface Laptop Studio: Cấu hình mạnh - Biến hình lạ

Không thể bỏ qua LG UltraFine Display OLED Pro: Thiết bị đỉnh cao dành cho giới sáng tạo

Không thể bỏ qua LG UltraFine Display OLED Pro: Thiết bị đỉnh cao dành cho giới sáng tạo

Tin mới cập nhật

Canon ra mắt máy quay từ xa chuẩn 4K

Canon ra mắt máy quay từ xa chuẩn 4K

PRICAI 2021 ghi nhận thành công nghiên cứu AI của nhóm kỹ sư trẻ Việt nam

PRICAI 2021 ghi nhận thành công nghiên cứu AI của nhóm kỹ sư trẻ Việt nam

TikTok công bố cải tiến mới của Trung tâm Minh bạch

TikTok công bố cải tiến mới của Trung tâm Minh bạch

OPPO INNO DAY 2021 sẽ chính thức diễn ra vào ngày 14 - 15 tháng 12

OPPO INNO DAY 2021 sẽ chính thức diễn ra vào ngày 14 - 15 tháng 12

Paco Rabanne lọ nước hoa kết nối NFC

Paco Rabanne lọ nước hoa kết nối NFC

Đón mùa lễ hội, Nokia ra mắt bộ đôi G50 và G10

Đón mùa lễ hội, Nokia ra mắt bộ đôi G50 và G10

Crowne Plaza Phu Quoc Starbay chính thức đi vào hoạt động

Crowne Plaza Phu Quoc Starbay chính thức đi vào hoạt động

Đàn guitar gỗ in 3D

Đàn guitar gỗ in 3D

Xe tự hành 6x6 ROOK

Xe tự hành 6x6 ROOK

Di Động Việt chính thức mở bán Macbook Pro 14inch 2021 chính hãng, giá chỉ từ 52,9 triệu đồng

Di Động Việt chính thức mở bán Macbook Pro 14inch 2021 chính hãng, giá chỉ từ 52,9 triệu đồng

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

Có thể bạn chưa biết? FPT Shop & F.Studio by FPT đã trở thành là chuỗi cửa hàng chính hãng đầu tiên mở bán Macbook Pro 14” | 16” 2021 vi xử lý M1 Pro & M1 Max

Có thể bạn chưa biết? FPT Shop & F.Studio by FPT đã trở thành là chuỗi cửa hàng chính hãng đầu tiên mở bán Macbook Pro 14” | 16” 2021 vi xử lý M1 Pro & M1 Max

Tin đọc nhiều

Canon ra mắt máy quay từ xa chuẩn 4K

Canon ra mắt máy quay từ xa chuẩn 4K

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

Synology 2022 AND BEYOND chính thức diễn ra hôm nay tại Đài Bắc

Synology 2022 AND BEYOND chính thức diễn ra hôm nay tại Đài Bắc

Signify ADU G2: máy khử trùng không khí chuyên dụng dành cho doanh nghiệp

Signify ADU G2: máy khử trùng không khí chuyên dụng dành cho doanh nghiệp

Đánh giá Dell C2722DE: mảnh ghép hoàn hảo cho góc work from home

Đánh giá Dell C2722DE: mảnh ghép hoàn hảo cho góc work from home

Novaon ra mắt quỹ đầu tư Novaon Capital và giải pháp đầu tư bằng công nghệ AI

Novaon ra mắt quỹ đầu tư Novaon Capital và giải pháp đầu tư bằng công nghệ AI

HUAWEI Mateview chính thức có mặt tại Việt Nam với giá 17,990,000 đồng

HUAWEI Mateview chính thức có mặt tại Việt Nam với giá 17,990,000 đồng

Schneider Electric tiếp tục mục tiêu phát triển bền vững

Schneider Electric tiếp tục mục tiêu phát triển bền vững

Trên tay ASUS ROG x Alan Walker, chiếc laptop dành cho tín đồ của Alan Walker

Trên tay ASUS ROG x Alan Walker, chiếc laptop dành cho tín đồ của Alan Walker

Cận cảnh MSI MEG X570 Godlike: Bo mạch chủ AMD X570 cao cấp nhất của MSI

Cận cảnh MSI MEG X570 Godlike: Bo mạch chủ AMD X570 cao cấp nhất của MSI

Video xem nhiều

Đánh giá LG gram 14 2021: chuẩn mực mới cho “trợ lý đắc lực”

Đánh giá LG gram 14 2021: chuẩn mực mới cho “trợ lý đắc lực”

Đánh giá LG gram 14 2021: chuẩn mực mới cho “trợ lý đắc lực”

Đánh giá LG gram 14 2021: chuẩn mực mới cho “trợ lý đắc lực”

Crowne Plaza Phu Quoc Starbay chính thức đi vào hoạt động

Crowne Plaza Phu Quoc Starbay chính thức đi vào hoạt động

Di Động Việt chính thức mở bán Macbook Pro 14inch 2021 chính hãng, giá chỉ từ 52,9 triệu đồng

Di Động Việt chính thức mở bán Macbook Pro 14inch 2021 chính hãng, giá chỉ từ 52,9 triệu đồng

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

FPT Techday 2021: nhiều bộ giải pháp và công nghệ giúp DN tái thiết trong Bình Thường Xanh

12.12 Siêu Đại Tiệc cùng ShopeeFood, bạn đã sẵn sàng?

12.12 Siêu Đại Tiệc cùng ShopeeFood, bạn đã sẵn sàng?

Nhân viên VinaPhone và lời cảm ơn từ khách hàng

Nhân viên VinaPhone và lời cảm ơn từ khách hàng

Sale sập sàn, ngàn quà tặng cùng CellphoneS

Sale sập sàn, ngàn quà tặng cùng CellphoneS

VinFast ra mắt bộ đôi xe điện thương hiệu xe điện VF e35, VF e36 tại Los Angeles Auto Show 2021

VinFast ra mắt bộ đôi xe điện thương hiệu xe điện VF e35, VF e36 tại Los Angeles Auto Show 2021

T&A Ogilvy đoạt giải vàng về AI

T&A Ogilvy đoạt giải vàng về AI

“Con an toàn cha mẹ ở ngay đây!”

“Con an toàn cha mẹ ở ngay đây!”

TCL “show” sản phẩm mới 2021

TCL “show” sản phẩm mới 2021

Một vài mẹo để giữ an toàn trên Tinder mà có thể bạn chưa biết?
30/07/2021
Khám phá NAS Synology DS218+
03/10/2018
VNAV Contest 2018: Phú Nhuận - Thiên Nga Đen giành chiến thắng tuyệt đối
09/07/2018
6 tính năng hữu ích trên máy lạnh hay bị bỏ quên
14/06/2016
Sử dụng Word với chế độ toàn màn hình (Full Screen)
03/02/2012